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Très répandue auprès des entreprises dans un environnement toujours plus concurrentiel, l’externalisation devient un levier de compétitivité. Il est désormais fréquent d’externaliser certaines activités RH, notamment la gestion de la paie, du personnel et le recrutement. Lorsqu’elle est bien conduite, l’externalisation de la formation peut avoir un impact important sur la montée en compétences et en efficience de l’entreprise.
La Charte de l’externalisation du Comité de Liaison des Services du MEDEF et de l’Institut Esprit Service définit l’externalisation comme la démarche qui « consiste à confier la totalité d’une fonction ou d’un service à un prestataire externe spécialisé pour une durée pluriannuelle. Celui-ci fournit alors la prestation en conformité avec le niveau de service, de performance et de responsabilité spécifiés. »
Il s’agit donc d’une activité de service qui engage l’entreprise et le prestataire dans la durée. Elle est guidée par un objectif de performance et son périmètre varie en fonction de l’entreprise.
Dans le cadre de la sous-traitance, les parties prenantes au contrat sont l’entreprise, désignée sous le terme « donneur d’ordre », et le sous-traitant, désigné sous le terme « assujetti ». Un lien d’assujettissement existe ainsi entre les deux parties, ce qui n’est pas le cas dans le cadre d’une externalisation. Le service délivré par le prestataire inclut des éléments de proactivité, d’anticipation et d’accompagnement. C’est un partenaire spécialiste.
Dans le cadre d’une délocalisation, l’entreprise déplace géographiquement une ou plusieurs activités dans un objectif de réduction de coûts de main-d’œuvre. Dans cette démarche, le recours à un prestataire externe n’est pas systématique. De plus, les entreprises françaises externalisatrices travaillent principalement avec les prestataires français.
Appelé également outsourcing de la formation, ce service consiste à confier à un partenaire extérieur la gestion de la formation pour une durée pluriannuelle.
La démarche peut concerner :
Dans ce cadre, le Responsable formation est de plus en plus stratégique.
Les engagements financiers entre les deux parties étant conséquents, il est important de prévoir dans le contrat les éléments chiffrés avec précision ainsi qu’une clause de réversibilité dans l’éventualité d’un transfert.
L’externalisation de la fonction RH, et plus particulièrement de la formation, permet de répondre à des problématiques opérationnelles ou organisationnelles. Elle répond à un besoin de rationalisation et d’efficacité. Cependant, elle doit être utilisée dans le cadre d’une vision pérenne, avec des objectifs de performance et de création de valeur. Les avantages pour l’entreprise sont nombreux.
Lorsqu’une entreprise choisit son prestataire pour externaliser la formation, elle considère que celui-ci est un expert en la matière : il est donc à même de gérer la formation de façon plus efficace. Cette démarche, qui s’inscrit dans une stratégie de coopération, permet d’accéder à des compétences supérieures ou nouvelles dans un objectif d’élargissement de l’offre et d’adaptation technologique. L’expertise multi-activités et multi-clients du prestataire est mise au service de l’entreprise.
Dans le cadre d’une stratégie de spécialisation, externaliser la formation permet aux équipes RH de dégager des moyens, du temps et de l’énergie qui seront réinvestis dans des activités à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Dans une stratégie de maîtrise, voire de réduction de coûts, le prestataire professionnel de la formation pourra proposer des coûts inférieurs à ceux pratiqués habituellement. Les prix des prestations sont optimisés et ajustés aux besoins de l’entreprise. Il propose également les financements appropriés aux actions de formations identifiées.
En matière de formation professionnelle, la législation change régulièrement. Réformée en 2014 puis en 2018, elle est une charge importante dans la gestion des RH. L’externalisation de la formation limite les risques d’erreurs potentiellement liées à une connaissance législative erronée ou non actualisée. Le prestataire possède une meilleure maîtrise du contexte, des tendances du marché et des bonnes pratiques. Il propose enfin les indicateurs, les outils d’évaluation et de reporting les plus adéquats.
Spécialiste de la formation professionnelle, CNFDI Entreprises accompagne les entreprises dans l’élaboration des plans de formation grâce à des solutions clés en main, et avec un triple objectif de productivité, de compétitivité, et de fidélisation des collaborateurs.